Kasse vir die stoor van dokumente en papiere

2024 Outeur: Sierra Becker | [email protected]. Laas verander: 2024-02-26 03:47

Bestelling in dokumente is belangrik vir optimale en vinnige werkresultate. Dit laat jou toe om vinnig die nodige vraestelle te vind, asook om dit te beskerm teen die invloed van eksterne faktore. Om die sistematisering en veiligheid van dokumente te verseker, moet jy weet hoe om dit korrek te argiveer en watter middele daarvoor nodig is.

Dokumentargivering

Enige sfeer van die menslike lewe vanaf geboorte tot die laaste dag gaan met papierwerk gepaard. Hulle kan van verskillende belang, waarde, duur van berging wees. Maar die feit dat die meeste van hulle vir 'n sekere tyd in behoorlike toestand gehou moet word, is 'n feit. Om die stoor van papiere vir 'n lang tydperk te verseker, gebruik bokse vir die stoor van dokumente. Vandag kan hulle gratis gekoop of met die hand gemaak word.

Relevansie van papierberging

Daar is altyd 'n behoefte om oorspronklikes en kopieë te stoor.

• Klein, medium engroot ondernemings, in staatsagentskappe, argivering is 'n wetlike vereiste.
• In die kantoor, veral in HR, rekeningkunde, handelsmaatskappye, stel dit jou in staat om die werksproses te optimaliseer, die werkarea af te laai en die kontinuïteit van funksies vir beide nuwe en bestaande werknemers te verseker.
• By die huis verseker dit orde en die vermoë om die nodige papiere op die regte tyd te vind, ook in noodomstandighede.

Argiveerbykomstighede

Dokumentbergingsbokse word die meeste gebruik om papier te bespaar. Vandag is spasies daarvoor beskikbaar vir gratis verkoop. As 'n reël word dit vir A4-vraestelle voorsien. Maar daar is ook ander groottes. Sommige vervaardigers bied verbruikers spesiale papierbokse aan waarin verskeie bokse papiere gestoor kan word. Hulle word ongemonteerd verkoop, en 'n eenvoudige instruksie maak dit maklik vir enige koper om hulle te monteer. Die gebruik van sulke bokse laat jou toe om van onnodige sakepapiere ontslae te raak, en, indien nodig, vinnig die regte dokument te vind. Behoorlik geselekteerde boksformaat laat jou toe om die kwessie van ruimte optimaal op te los en waardevolle materiaal vir 'n lang tyd te stoor. En 'n duidelike strukturering van oorspronklikes en kopieë verhoog soms die spoed van take deur werknemers.

Stoor papierwerk in die kantoor

Kartonbokse is die beste keuse om papiere teen die elemente in die werkplek te beskerm.dokumentberging. Om dit te gebruik, is dit nodig om die materiaal in groepe volgens onderwerp te versprei en dit óf in grootmaat óf in aparte lêers, óf in vouers, vouers of ander tipes daarvan te versamel. En tel dan die bokse op in ooreenstemming met die vereiste afmetings. Hulle is goedkoop, so jy kan die hoeveelheid koop wat jy benodig. Bokse word gekenmerk deur ruimheid, duursaamheid en omgewingsvriendelikheid. Handgleuwe maak dit maklik om op te tel en rond te dra, terwyl die deksel (skarnierbaar of verwyderbaar) stof uithou. Buite op die karton kan jy die tipe dokumente teken. As 'n reël word kantoorbergingsbokse ongemonteerd met gedrukte grafiese instruksies verkoop, sodat dit maklik aanmekaar gesit en uitmekaar gehaal kan word en, indien nodig, op 'n afgesonderde plek weggesteek kan word.

Lewering van dokumente vir langtermynbesparing

Nie 'n enkele staatsagentskap of private onderneming wat ernstige sake doen, kan klaarkom sonder om dokumente te argiveer nie. Administratiewe, belasting-, personeel-, rekeningkundige en ander dokumentasie het 'n ander bergingstydperk, wat gereguleer word deur lys No. 578. Dit is 'n verpligte prosedure, wat dikwels voorsiening maak vir 'n redelike lang spaartydperk (tot 75 jaar). In hierdie geval word alle papiere gesorteer, in bokse gesit en aan die perseel wat vir hierdie doeleindes voorsien is, oorhandig. Daar is spesiale vereistes vir bokse in hierdie geval: hulle moet van duursame karton gemaak word (ideaal as hulle aan die GOST-vereiste voldoen, het hulle ooksoortgelyk aan die gespesifiseerde waarborgtydperk). In hierdie geval is dit beter om argiefbokse te gebruik vir die stoor van dokumente en kartondose. Laasgenoemde is die houer vir verskeie houers vir papiere. Hulle het stringe aangesien dit bedoel is vir langtermynberging.

Vir gerief kan jy ook bokse optel vir beide vertikale en horisontale berging van materiaal. Daar moet ook in ag geneem word dat daar private ondernemings is wat gereed is om houers vir papiere te maak volgens die afmetings wat deur die kliënt gegee word.

Tuisargief

Elke volwassene moet bekommerd wees om belangrike papiere binne die mure van hul huise te hou. Jy moet immers baie dikwels dokumente verskaf wat jou identiteit, opvoeding, eienaarskap van eiendom, ens. bevestig. Om onnodige finansiële uitgawes te vermy en om jou regte te kan uitoefen, moet jy waarborgkaarte vir huishoudelike toestelle, handleidings daarvoor hou. operasie, aankoopbewyse. Dokumente kan dringend benodig word in 'n noodgeval: in die geval van 'n skielike vertrek, brand, natuurramp, ontruiming van die bevolking…

Oorspronklike en kopieë van sekuriteite moet op een plek wees, weggesteek vir gierige oë, gesorteer en beskerm teen eksterne faktore. Dit is goed as 'n boks vir die stoor van dokumente by die huis vir hierdie doel voorberei word. Dit kan gekoop word, gemaak word deur 'n karton leeg by 'n winkel te koop vir 'n klein prys, of jy kan enige onnodige boks aanpas. Indien nie geargiveer nieoorspronklikes, sal hul pynlike soektog verseker word, en herstel in geval van verlies sal baie tyd, finansies, en die belangrikste, senuwees verg.

Organisasie van huiswaardes

Om bokse vir die stoor van papiere en dokumente te koop of self te maak, moet jy al die materiaal uitmekaar haal en in groepe sorteer, byvoorbeeld:

• persoonlike dokumente;
• vraestelle wat eienaarskap toon;
• leningsooreenkomste, betalings op transaksies;
• vraestelle oor die gesondheidstatus van familielede, eksamens geslaag, dokters se menings;
• materiaal wat betaling vir goedere, waarborgkaarte, ens. bevestig.

Dit is nodig om die geldigheidstydperk van sekuriteite in ag te neem, want sommige van hulle mag dalk nie relevant wees ten tyde van ontleding nie.

Wenke vir materiaalverspreiding

Oorspronklike en kopieë kan in grootte verskil, so liasseerbokse kan ook gemaak word om by te pas. In hierdie geval kan die oorspronklikes gesorteer word:

• in volgorde van belangrikheid;
• volgens grootte;
• volgens die tydperk van relevansie;
• volgens tipe (werk, huis …);
• op geleenthede.

So 'n sistematisering sal tyd bespaar om na die regte vraestelle te soek en dit teen kinders, vreemdelinge en eksterne faktore te beskerm.

self-stoorbokse

Die belangrikste verskil tussen gesins- en kantoormateriaal is hul grootte: by die werkdit is gewoonlik A4, terwyl die papier by die huis baie anders is. Daarom kan u met u eie hande bokse maak om dokumente te stoor. Daar is verskeie opsies:

1. Jy kan 'n blanko in enige huishoudelike afdeling van die supermark koop en dit, volgens die instruksies, monteer.
2. As jy 'n boks van klein groottes nodig het, dan moet jy die tekeninge neem, dit aflaai, dit op karton oordra en dit plak. As die gespesifiseerde afmetings nie by die gebruiker pas nie, kan jy die tekening na papier oordra, terwyl jy die afmetings van die werkstuk verskeie kere verminder.
3. Die maklikste opsie is om enige boks wat jy nie nodig het nie te neem en dit in die stoor te sit vir die oorspronklikes.
4. Maak volgens jou eie tekening. So, byvoorbeeld, om 'n boks vir persoonlike dokumente te maak (paspoorte, geboortesertifikate, regte, onderwysdiplomas), moet jy 2 velle sterk papier (karton) neem, 'n vierkant van die vereiste grootte uit elkeen sny, voeg nog 1,5 cm by een (vir die deksel). Vou dan elke vel in die helfte en langs verskillende diagonale. Daar moet altesaam 3 reëls wees. Vervolgens moet die hoeke na die middel gebuig word, en dan moet elke kant gevou word sodat die rand deur die middel van die laken gaan. Die laaste stap is om die papierboks langs die bestaande lyne aanmekaar te sit en die kante vas te plak.

Terselfdertyd kan enige so 'n boks versier word om by die kleur van die binnekant te pas met gekleurde papier, gom, skêr. Gevulde "kluise" moet uit direkte sonlig, humiditeit en kinders gehou word.

Dokumente is metgeselle van menselewe. U kan hul veiligheid verseker met behulp van bokse vir die stoor van dokumente in die argief, en as die finansiële situasie dit nie toelaat nie, kan u dit self met geïmproviseerde materiaal bou. En dan word 'n rustige atmosfeer by die werk en by die huis gesorg.